2. Belegimport

Wir zeigen dir, wie du Eingangsrechnungen in bookman für PC / Mac importierst

Im Modul Belegimport werden alle Rechnungen und Gutschriften in bookman importiert, sodass diese den strukturierten Prozess in den weiteren Modulen durchlaufen können.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, die Rechnungen gleich beim Import zu klassifizieren bzw. einzelne Tags zu setzen, um die weiteren Arbeitsschritte bequem und schnell zu erledigen.
Zudem kannst du wiederkehrende Rechnungen auch schon direkt beim Import freigeben, sodass diese nicht den kompletten Prüfprozess durchlaufen müssen und direkt zur Zahlung bereitstehen.

Wir empfehlen dir, Eingangsrechnungen mit der E-Mail-In-Funktion in bookman zu importieren. Alternativ kannst du Eingangsrechnungen auch mit Drag-and-drop und Durchsuchen lokaler Verzeichnisse importieren. Klicke auf eine Importart, um mehr darüber zu erfahren:

  • E-Mail-In

    E-Mails mit Rechnungen im Anhang landen automatisch in deinem persönlichen bookman-Postkorb, wenn die Adresse der Rechnungseingangsmail als Empfänger eingetragen ist.

    Hinweis
    bookman akzeptiert PDF-Dokumente und ZUGFeRD-Rechnungen. Der Import von anderen Dateien ist nicht möglich.

    Die Adresse der Rechnungseingangsmail findest du in den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens:

    Hinweis
    Nutze die Chance, die Anzahl der zu scannenden Papierbelege so stark wie möglich zu reduzieren, indem du deine Lieferanten bittest, dir zukünftig Rechnungen in elektronischer Form (E-Mail | PDF/ZUGFeRD) zu senden.
    Hier gehts zum Musterschreiben

    Rechnungen, die du noch in Papierform erhältst, kannst du mit Hilfe der „Scan-to-E-Mail“ Funktion auch direkt über die Rechnungseingangsmail in bookman importieren.

  • Drag-and-Drop

    Du kannst die Rechnungen (PDF/ZUGFeRD) per Drag-and-Drop importieren.

  • Durchsuchen

    Du kannst mit Klick auf „Durchsuchen“ deine Dateien auswählen und die Rechnungen (PDF/ZUGFeRD) importieren.

Eingangsrechnungen klassifizieren

Eingangsrechnungen können beim Import auf 3 Arten klassifiziert werden:

  • Normale Rechnung (Standard)
  • Auslagenbeleg
  • Kreditkarte-/EC-Beleg

Um einen Beleg zu klassifizieren, wähle diesen (oder mehrere) im Belegimport des Tabs „Eingangsrechnungen“ zuerst aus und klicke anschließend auf „Markierte klassifizieren“.

Anschließend kannst du aus einer der 3 oben genannten Arten von Klassifizierungen auswählen. Das bedeuten sie:

  • Wenn ein Beleg als „Normale Rechnung“ klassifiziert wird, können Daten, welche normalerweise erst in der Rechnungsprüfung erfasst werden, bereits beim Import des Belegs erfasst werden. Das ist besonders dann hilfreich, wenn die Person, welche den Beleg importiert, weitere Informationen mit dem Beleg übergeben möchte.
  • Auslagenbelege entstehen, wenn ein Mitarbeiter etwas für das Unternehmen gekauft und privat bezahlt, also ausgelegt hat. Der Mitarbeiter möchte dann das Geld vom Unternehmen zurück haben. Wenn du einen Beleg als Auslagenbeleg klassifizierst, musst du zusätzlich auswählen, wie die Auslage abgewickelt werden soll. Standardmäßig wird hier „Auf privates Konto überweisen“ ausgewählt. Gib anschließend im Feld „Verauslagt von“ an, wer den Beleg verauslagt hat. Falls der Mitarbeiter schonmal etwas ausgelegt hat und bereits als „Lieferant“ existiert, kannst du auch einfach im Feld „Lieferant“ den entsprechenden Lieferanten auswählen. Das sieht so aus:

  • Kreditkarte-/EC-Belege sind Belege, welche ein Mitarbeiter mit einer Unternehmenskredit- bzw. EC-Karte beglichen hat. Hier ist es wichtig, bei der Klassifizierung den Kreditkarteninhaber und die Kreditkarte (VISA, MasterCard, AmEx usw.) auszuwählen. Auch hier kann dieser bereits als Lieferant angelegt worden sein und dann nur noch im Feld „Lieferant“ angewählt werden:

  • Wenn bei Auslagen- respektive Kreditkarte-/EC-Belegen kein Lieferant im Suchfeld ausgewählt wird, sondern ein neuer Kreditkarteninhaber eingetragen wird, so wird stets ein Buchungshinweis in der Rechnungsprüfung angezeigt. In diesem befindet sich dann die Information, wer die Auslage verauslagt hat bzw. mit welcher Firmenkreditkarte bezahlt wurde. So kann dann in der Rechnungsprüfung direkt ein passender Lieferant mit dem Namen des Kreditkarteninhabers angelegt werden.

 

Andere Belege hochladen

Mit bookman kannst du auch Belege digitalisieren, die keine Eingangsrechnungen sind. Das geht, indem du im Bereich „Belegimport“ einen der Tabs „Kundenrechnungen“, „Kassenbelege“ oder „Sonstige Belege“ (sofern diese für dich freigeschaltet sind) wählst – je nachdem, was für Belege du importieren möchtest. So funktioniert das:

  • Kundenrechnungen sind deine Ausgangsrechnungen, also die, die du an deine Kunden schickst. Du kannst deine Kundenrechnungen im PDF-Format in bookman laden und sie darüber zum Beispiel zu DATEV exportieren. Kundenrechnungen können in bookman nicht bearbeitet werden, sondern landen direkt im Export-Bereich, von wo aus du sie an dein Rechnungswesen übergeben kannst.
  • Kassenbelege treten nur auf, wenn du eine Barkasse besitzt. Du kannst sie im entsprechenden Import-Tab als PDF in bookman laden und ebenfalls darüber an dein Rechnungswesen übergeben, ohne sie bearbeiten zu können.
  • Unter „Sonstige Belege“ kannst du die Belege oder Dateien hochladen, die zu keiner anderen Kategorie passen. Hier sind auch andere Dateiformate als PDF erlaubt, z. B. CSV, XSLX, XML, DOCX, also so etwas wie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente. Auch diese landen direkt im Export-Bereich; ihre Belegbilder sind allerdings im Unterschied zu den PDF-Belegen in bookman nicht anzeigbar.

FAQs