5. Rechnungsprüfung

Wir zeigen dir, wie du Rechnungen in bookman prüfen und freigeben kannst

Gehe in das Modul „Rechnungsprüfung“

  • Meine Postfächer

    Abhängig von den Rollen, nach denen ein Nutzer handelt, erhält er die Postfächer Kaufmännische Prüfung, Sachliche Prüfung und Geschäftsleitungsprüfung. In diesem Beispiel hat die Nutzerin Paula Moritz alle Postfächer zur Bearbeitung der Rechnungsprüfung zur Verfügung.

    Per Klick auf das entsprechende Postfach öffnet sich eine Listenansicht mit den zu prüfenden Rechnungen. In diesem Fall hat die Nuzterin Paula Moritz lediglich eine Prüfung im Postfach „Kaufmännische Prüfung“.

  • Rechnungsprüfung

    Per Doppelklick öffnest du eine Rechnung.

    Die Detailansicht zeigt dir eine Erfassungsmaske und das jeweils dazugehörige Belegbild der zu prüfenden Rechnung.


    Wichtiger Hinweis
    Wenn vorbereitend noch kein Export von Lieferantenstammdaten aus DATEV erfolgte, empfehlen wir dir, diesen jetzt durchzuführen. Eine Anleitung für den Export aus DATEV findest du hier


    Hat die bookmanKI in der Erfassungsmaske das Feld „Firma“ nicht vorbelegt, dann führe folgende Schritte durch:

    Gebe in das Suchfeld den Namen des Lieferanten auf der Rechnung ein und bestätigt die Eingabe mit Enter.

    Es öffnet sich eine Lieferanten-Auswahlliste. Da der Lieferant in diesem Beispiel neu ist und noch nicht angelegt ist, klickst du auf den Button „Neuer Lieferant“.

    Es öffnet sich ein Dialogfenster. Klicke auf den Button „Vorschläge eintragen“, dadurch ermittelt die bookmanKI Daten für die Neuanlage von diesem Lieferanten und trägt diese vorbereitend für dich ein.

    Falls erforderlich kannst du die restlichen Felder selbst befüllen. Klicke zur Bestätigung der Eingaben auf den Button „Übernehmen“. Dieser Lieferant wurde nun erfolgreich angelegt.

    Je nach Rolle kannst du nun folgende Prüfungen durchführen:

    • Kaufmännische Prüfung: Sie dient dazu, den Rechnungsinhalt im Hinblick auf die rechtliche Richtigkeit zu prüfen (Rechnungsempfänger, umsatzsteuerliche Anforderungen, Zahlbetrag und Zahlart usw.)
    • Sachliche Prüfung: Sie dient dazu, den Rechnungsinhalt auf sachliche Richtigkeit zu prüfen (Artikel, Menge, Preis und Leistungserhalt usw.)
    • Geschäftsleitungsprüfung: Ist eine optionale Rolle, die z. B. nach der Höhe des Rechnungsbetrages freigibt

    Der Nutzer klickt nach Beendigung seiner Prüfung auf den grünen Button „Verarbeiten“.


    Hinweis
    Willst du mehr über den Ablauf der Rechnungsprüfung erfahren, dann Nutze die Suchfunktion des Hilfer-Centers oder schau dich in der Knowledge Base um