Im Modul Belegimport werden alle Rechnungen und Gutschriften in bookman importiert, sodass diese den strukturierten Prozess in den weiteren Modulen durchlaufen können.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, die Rechnungen gleich beim Import zu klassifizieren bzw. einzelne Tags zu setzen, um die weiteren Arbeitsschritte bequem und schnell zu erledigen.
Zudem kannst du wiederkehrende Rechnungen auch schon direkt beim Import freigeben, sodass diese nicht den kompletten Prüfprozess durchlaufen müssen und direkt zur Zahlung bereitstehen.
Wir empfehlen dir, Eingangsrechnungen mit der E-Mail-In-Funktion (Versand einer Rechnung per E-Mail) in bookman zu importieren. Alternativ kannst du Eingangsrechnungen auch mit Drag-and-drop und Durchsuchen lokaler Verzeichnisse importieren. Klicke auf eine Importart, um mehr darüber zu erfahren:
E-Mails mit Rechnungen im Anhang landen automatisch in deinem persönlichen bookman-Postkorb, wenn die Adresse der Rechnungseingangsmail als Empfänger eingetragen ist.
Hinweis
bookman akzeptiert PDF-Dokumente und ZUGFeRD-Rechnungen. Der Import von anderen Dateien ist nicht möglich.
Die Adresse der Rechnungseingangsmail findest du in den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens:
Hinweis
Nutze die Chance, die Anzahl der zu scannenden Papierbelege so stark wie möglich zu reduzieren, indem du deine Lieferanten bittest, dir zukünftig Rechnungen in elektronischer Form (E-Mail | PDF/ZUGFeRD) zu senden.
Hier gehts zum Musterschreiben.
Rechnungen, die du noch in Papierform erhältst, kannst du mit Hilfe der „Scan-to-E-Mail“-Funktion auch direkt über die Rechnungseingangsmail in bookman importieren.
Du kannst die Rechnungen (PDF/ZUGFeRD) per Drag-and-Drop importieren. Wähle dazu erst den jeweiligen Tab aus, je nachdem, ob die Rechnung eine Eingangs- oder Kundenrechnung, ein Kassenbeleg oder ein sonstiger Beleg ist (mehr zu den Belegarten findest du unten auf dieser Seite unter „Andere Belege hochladen“). Öffne dann den Ablageort deiner Rechnung(en) und ziehe die markierte(n) Rechnung(en) auf die rechte Seite deines bookman-Fensters. Lass los, wenn sich der Bereich grün färbt – dann sind die Rechnungen im Importbereich angekommen. Deine ausgewählten Rechnungen siehst du dann in der Übersicht. Für die Eingangsrechnungen kannst du nun auf der linken Seite nun ein Eingangsdatum setzen und auswählen, an wen du die Belege übergeben möchtest. Klicke dann auf „Alle übergeben“, um den Import zu starten. Möchtest du den Import der ausgewählten Dateien doch nicht vornehmen, klicke „Alle verwerfen“.
Du kannst mit Klick auf „Durchsuchen“ deine Dateien auswählen und die Rechnungen (PDF/ZUGFeRD) mit Klick auf „Alle übergeben“ importieren.
Eingangsrechnungen können beim Import auf 3 Arten klassifiziert werden:
Um einen Beleg zu klassifizieren, wähle diesen (oder mehrere) im Belegimport des Tabs „Eingangsrechnungen“ zuerst aus und klicke anschließend auf „Markierte klassifizieren“.
Anschließend kannst du aus einer der 3 oben genannten Arten von Klassifizierungen auswählen. Das bedeuten sie:
Mit bookman kannst du auch Belege digitalisieren, die keine Eingangsrechnungen sind. Das geht, indem du im Bereich „Belegimport“ einen der Tabs „Kundenrechnungen“, „Kassenbelege“ oder „Sonstige Belege“ (sofern diese für dich freigeschaltet sind) wählst – je nachdem, was für Belege du importieren möchtest. So funktioniert das: