DATEV Unternehmen Online einrichten

Bevor du DATEV Unternehmen Online verwenden kannst, solltest du mit deinem Steuerberater die Voraussetzungen für die Einrichtung und die Art und Weise der zukünftigen Zusammenarbeit besprechen. Erwähne dabei, dass du deine Eingangsrechnungen mit bookman verarbeitest und klärt, wie diese in DATEV ankommen sollen.

Dabei gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Es werden lediglich die Belegbilder aus bookman an DATEV Unternehmen Online übertragen –> Schnittstelle: Belegbilderservice
2. Es werden auch die in bookman eingegebenen Rechnungsdaten an DATEV übergeben, um daraus Buchungsvorschläge zu erzeugen. Voraussetzung: die Lieferantenstammdaten in DATEV und in bookman sind identisch –> Schnittstelle: Rechnungsdatenservice 1.0

Wenn dieser Prozess besprochen ist, kann dein Steuerberater DATEV Unternehmen Online später für dich passend einrichten.

Praxis -Tipp: Datev LEXinform Dok.-Nr.: 1003972 | Voraussetzungen für die Einrichtung von Datev Unternehmen Online

Zuallererst muss dein Steuerberater DATEV Unternehmen Online für dich bei der DATEV bestellen und in der Kanzlei einrichten. Erst dann kann im Unternehmen die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online erfolgen. Das ist die grundlegende Voraussetzung dafür, damit bookman einfach und bequem an DATEV Unternehmen online Rechnungsdaten und Belegbilder per Schnittstelle übertragen kann.

Unten auf dieser Seite findet dein Steuerberater mehr Informationen darüber, wie DATEV Unternehmen Online konfiguriert werden muss, damit die Belege und ggf. Rechnungsdaten richtig dort ankommen.

So wird die DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 bestellt: DATEV Shop Artikel 92222 – Bestellung über die DATEV Mandantenregistrierung, für die mandantengenutzte Beraternummer oder die Beraternummer der Kanzlei. Die SmartLogins/SmartCards müssen für diesen Service dann auch noch freigeschaltet werden – dies ist bei Bestellung des Rechnungsdatenservice 1.0 aber auch direkt möglich.

Für dein Unternehmen ist die Verbindung zu DATEV Unternehmen Online schnell eingerichtet.

Über bookmanConnect (bzw. ab Version 1.17 auch direkt in bookman) kannst du in den Unternehmenseinstellungen die favorisierte Exportart auswählen und deine DATEV Berater- und Mandantennummer eingeben:

1. DATEV Belegbilderservice: Wähle den Belegbilderservice, wenn du ausschließlich die Belegbilder (z. B. PDFs deiner Eingangsrechnungen) an DATEV übertragen möchtest.
2. DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Wähle den Rechnungsdatenservice, wenn du auch die in bookman eingegebenen und freigegebenen Rechnungsdaten mit an DATEV übertragen möchtest. In DATEV werden daraus direkt Buchungsvorschläge erzeugt, was deinem Steuerberater die Arbeit erleichtert.
   • Diese Schnittstelle kann nur verwendet werden, wenn du auch die Lieferantenstammdaten aus DATEV vor Verwendung von bookman exportierst. Hier haben wir beschrieben, wie das geht.
   • Importiere die DATEV-Lieferantenstammdaten in bookman, indem du in den Unternehmenseinstellungen im Tab „Buha-Daten“ auf „Datei auswählen“ klickst und die zuvor aus DATEV exportierte Datei hochlädst.
   • Ergänze die Lieferantenstammdaten in bookman im Modul „Lieferanten“.

Den Rest erledigt dein Steuerberater für dich, damit die Eingangsrechnungen aus bookman passend in DATEV ankommen.

Best Practice: Wir empfehlen für die größtmögliche Zeitersparnis auf allen Seiten, bookman via DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen Online anzubinden. Nur wenn dein Steuerberater damit wenig oder gar keine Erfahrung hat, wähle den „alten Weg“ des DATEV Belegbilderservices. Gerne beraten wir deinen Steuerberater zu den Vorteilen und seinem Nutzen, die Schnittstelle DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 einzusetzen.

Mit der DATEV-Schnittstelle Belegbilderservice kannst du deine in bookman freigegebenen Belege als PDFs nach DATEV Unternehmen Online übertragen.

Der Nachteil davon, bookman so an DATEV Unternehmen Online anzubinden, ist, dass einige Softwaremodule von DATEV lokal installiert werden müssen.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist die webbasierte Schnittstelle von bookman zu DATEV Unternehmen Online. Damit werden Belegdaten (Rechnungsdaten) aus bookman inklusive der zugehörigen Belegbilder nach Belege Online in der Bearbeitungsform „Erweitert“ in DATEV Unternehmen Online übertragen. Hier haben wir beschrieben, wie die Bearbeitungsform „Erweitert“ richtig konfiguriert wird.

In Kurzform sind diese Schritte zu erledigen:

• Der Bestand Belege online muss für die Eingangsrechnungen auf „Erweitert“ eingestellt sein.
• Anlage des korrekten Wirtschaftsjahres
• Hinterlegung der Sachkostenlänge
• Hinterlegung des Kontenrahmens
• Der Rechnungsordner für die Eingangsrechnungen muss auf „Ware/Leistung“ stehen
• Die Rechnungsdatenschnittstelle muss auf „Für jede Position der Rechnung (brutto) soll ein Buchungsvorschlag erzeugt werden“ eingestellt sein

Bei der Bereitstellung aus der Bearbeitungsform „Erweitert“ werden die Belegdaten für die Verarbeitung in den DATEV Rechnungswesen-Programmen zu Buchungsvorschlägen aufbereitet. Hier liest du, wie Jahresübernahmen nach DATEV durchgeführt werden können.

Was ist DATEV Belege Online?

Belege Online ist Bestandteil von DATEV Unternehmen Online und somit ein Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum für die gemeinsame Nutzung durch Kanzlei und Mandant. Der Mandant gibt die Originalbelege nicht außer Haus, sondern überträgt diese Belege direkt in das DATEV-Rechenzentrum.

Die Belege werden dem Steuerberater zur Verfügung gestellt und können in den DATEV Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen / DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) gebucht werden. Buchung und Belegbild sind dabei automatisch verbunden und das Belegbild kann später aus den Auswertungen in DATEV Unternehmen online heraus angezeigt werden.

Praxis-Tipp: DATEV/LEXinform Dok-Nr.: 1071560 | DATEV Unternehmen online: Belege bearbeiten und bezahlen in der Bearbeitungsform Erweitert.