Nutze die Vorteile der E-Rechnung und optimiere deinen Rechnungseingang sowie die nachgelagerten Prozesse. Der Empfang von Rechnungen als PDF-Datei oder auf dem Postweg sollte die Ausnahme sein. Bitte deine Lieferanten daher, dir künftig eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung zu senden.
Der Fokus sollte dabei auf dem Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen in der Version 2.01 oder höher liegen.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert die Vorteile einer klassischen PDF-Rechnung mit denen einer strukturierten XML-Datei. Das XML-Dokument, das die eigentlichen Rechnungsdaten enthält und die Rechnung darstellt, ist in die PDF-Datei eingebettet. Während das PDF eine visuelle Darstellung der Rechnung bietet, kann die XML-Datei direkt maschinell verarbeitet werden.
Nachfolgend findest du ein Musteranschreiben, mit dem du deine Lieferanten um die Umstellung auf den Versand einer E-Rechnung bitten kannst.
Betreff: Umstellung auf elektronischen Rechnungsempfang – Wichtige Informationen
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir haben unsere Prozesse im Bereich der eingehenden Rechnungen mit der Software bookman* vollständig digitalisiert. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen den Rechnungsbearbeitungsprozess effizienter und schneller zu gestalten.
Daher bitten wir Sie, uns Ihre Rechnungen zukünftig ausschließlich elektronisch per E-Mail zuzusenden.
E-Mailadresse für Ihren Rechnungsversand: rechnungseingang@musterfirma.de
Bevorzugtes Rechnungsformat:
Andere Formate nur nach vorheriger Rücksprache:
Bitte beachten Sie folgende Vorgaben:
Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und freuen uns auf eine weiterhin gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Musterfirma GmbH
Geschäftsleitung
*Weiterführende Informationen
Bookman: Eingangsrechnungen vollständig digital bearbeiten von der Freigabe über die Zahlung bis zur Übergabe an den Steuerberater: www.bookman.de
ZUGFeRD-Format: Einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen: www.ferd-net.de